Từ báo cáo thủ công đến điều hành tập trung trên dữ liệu - để đội ngũ dành nhiều thời gian hơn cho kinh doanh và khách hàng.
Tóm tắt SMOS - Sales Management & Operation System do Viettel Software phát triển, hỗ trợ Viettel Store (Trung tâm bán lẻ của Viettel Commerce) tập trung dữ liệu kinh doanh, tự động hóa báo cáo, giao chỉ tiêu, theo dõi kết quả và cảnh báo trên một nền tảng thống nhất. Kết quả triển khai ghi nhận: • Giảm tải khối lượng tổng hợp báo cáo thủ công cho khoảng 400 nhân sự. • Giá trị tiết kiệm ước tính từ tối ưu nguồn lực khoảng 4 tỷ đồng/tháng. • Doanh thu tại điểm bán tăng trung bình khoảng 20-30% theo kết quả triển khai. |
Khi dữ liệu về chậm, quyết định kinh doanh cũng chậm một nhịp
Với một hệ thống bán lẻ trải rộng trên nhiều đơn vị và điểm bán, mỗi ngày đều phát sinh lượng lớn dữ liệu về doanh thu, chỉ tiêu và tình hình vận hành. Khi những dữ liệu này còn nằm ở nhiều nguồn và phải tổng hợp thủ công, người quản lý khó có được bức tranh đủ nhanh để phát hiện vấn đề và điều chỉnh kịp thời.
Trước khi triển khai SMOS, Viettel Store vẫn dành đáng kể nguồn lực cho các công việc tổng hợp số liệu và lập báo cáo. Khoảng 400 nhân sự tham gia các công việc liên quan đến báo cáo và xử lý dữ liệu - trong khi đây là quỹ thời gian có thể dành nhiều hơn cho bán hàng và chăm sóc khách hàng.
01 Dữ liệu phân tán Thông tin nằm ở nhiều nguồn, phải đi qua nhiều đầu mối trước khi trở thành báo cáo. | 02 Báo cáo tốn thời gian Tổng hợp thủ công kéo dài, dễ phát sinh sai sót và làm chậm nhịp điều hành. |
03 Khó nhìn thấy vấn đề sớm Các cấp quản lý thiếu một điểm nhìn tập trung để theo dõi chỉ số và nhận biết bất thường. | 04 Nguồn lực bị kéo vào việc lặp lại Nhân sự dành nhiều thời gian cho nhập liệu, tổng hợp thay vì hoạt động trực tiếp tạo giá trị. |
Đưa dữ liệu kinh doanh về một điểm chạm - để quản lý không còn phải “đi tìm số liệu”
SMOS được xây dựng như một nền tảng quản lý và điều hành bán hàng tập trung. Thay vì chờ dữ liệu được gom từ nhiều đầu mối, hệ thống hỗ trợ tự động thu thập, xử lý và trình bày thông tin phục vụ quản lý. Nhờ đó, báo cáo không còn là “điểm cuối” của quá trình tổng hợp, mà trở thành dữ liệu đầu vào để theo dõi, cảnh báo và ra quyết định.
Điểm cốt lõi của SMOS là kết nối một chu trình điều hành liền mạch: giao chỉ tiêu → theo dõi thực hiện → phân tích dữ liệu → cảnh báo → ra quyết định → điều chỉnh vận hành.
Các tính năng cốt lõi
Dashboard điều hành trực quan Tổng hợp các chỉ số quan trọng để lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh. | Báo cáo & phân tích đa chiều Theo dõi dữ liệu theo đơn vị, cấp quản lý và nhiều tiêu chí vận hành khác nhau. |
Giao & quản lý chỉ tiêu Thiết lập, phân bổ và theo dõi mục tiêu từ cấp lãnh đạo đến các đơn vị thực hiện. | Cảnh báo điều hành Khoanh vùng các chỉ số hoặc tình huống cần chú ý để người quản lý chủ động xử lý. |
Quản lý danh mục tập trung Chuẩn hóa thông tin dùng chung, tạo nền dữ liệu thống nhất cho toàn hệ thống. | Cấu hình linh hoạt Tùy chỉnh chỉ tiêu, báo cáo, dashboard và tham số theo mô hình tổ chức, kinh doanh. |
Với người dùng cuối, giá trị không nằm ở việc có thêm một hệ thống để nhập liệu. Giá trị nằm ở việc bớt các bước thủ công, bớt thời gian chờ báo cáo và có một bức tranh kinh doanh đủ rõ để hành động sớm hơn.
SMOS không thay đổi hoạt động kinh doanh chỉ bằng một dashboard. Sự thay đổi đến từ việc dữ liệu được kết nối xuyên suốt từ lúc giao mục tiêu đến khi người quản lý nhìn thấy kết quả và đưa ra điều chỉnh.
Giai đoạn | Trước SMOS | Với SMOS |
GIAI ĐOẠN 1 | Chỉ tiêu và dữ liệu đi qua nhiều đầu mối; thông tin dùng chung khó đồng bộ. | Thiết lập, phân bổ và theo dõi chỉ tiêu trên hệ thống; danh mục dùng chung được quản lý tập trung. |
GIAI ĐOẠN 2 | Người quản lý thường phải chờ báo cáo hoàn tất mới có đủ thông tin để đánh giá. | Dashboard và phân tích đa chiều giúp theo dõi kết quả theo nhiều góc nhìn; cảnh báo đưa các điểm cần chú ý lên sớm hơn. |
GIAI ĐOẠN 3 | Điều hành mang tính phản ứng khi số liệu đã tổng hợp hoặc vấn đề đã phát sinh. | Dữ liệu tập trung hỗ trợ phân tích, ra quyết định và điều chỉnh hoạt động trên cùng một chu trình quản trị. |
Từ một chuỗi công việc rời rạc, SMOS giúp hình thành một vòng điều hành liên tục: mục tiêu rõ hơn, dữ liệu tập trung hơn, cảnh báo đến sớm hơn và quyết định được đưa ra trên cùng một nguồn thông tin.
Giá trị của SMOS không chỉ nằm ở việc báo cáo nhanh hơn. Khi phần việc tổng hợp dữ liệu được giảm tải, nguồn lực có thể dịch chuyển sang những hoạt động gần khách hàng và gần doanh thu hơn.
~400 nhân sự được giảm tải khỏi khối lượng báo cáo và tổng hợp dữ liệu thủ công | ~4 TỶ ĐỒNG/THÁNG giá trị tiết kiệm ước tính từ việc tối ưu nguồn lực vận hành | +20-30% doanh thu điểm bán tăng trung bình theo kết quả triển khai |
Nhìn rõ sự thay đổi trong cách vận hành
Khía cạnh | Trước SMOS | Sau khi áp dụng SMOS |
Dữ liệu | Phân tán ở nhiều nguồn, cần tổng hợp qua nhiều đầu mối. | Tập trung và xử lý trên một nền tảng thống nhất. |
Báo cáo | Phụ thuộc vào tổng hợp thủ công, thời gian hình thành báo cáo kéo dài. | Thu thập, xử lý và trình bày dữ liệu được tự động hóa. |
Điều hành | Thường phản ứng sau khi báo cáo hoàn tất hoặc vấn đề đã phát sinh. | Theo dõi trên dashboard, kết hợp cảnh báo để chủ động xử lý. |
Nguồn lực | Nhiều thời gian dành cho công việc lặp lại và hành chính. | Có thêm dư địa tập trung cho bán hàng, chuyên môn và chăm sóc khách hàng. |
Một nền tảng điều hành hiệu quả cần đi theo mô hình kinh doanh, thay vì bắt doanh nghiệp thay đổi để “vừa” với phần mềm. SMOS được thiết kế theo hướng cấu hình và mở rộng linh hoạt, cho phép điều chỉnh chỉ tiêu, cảnh báo, báo cáo và dashboard theo từng mô hình tổ chức.
Linh hoạt theo mô hình vận hành Điều chỉnh hệ thống chỉ tiêu, cảnh báo, báo cáo và dashboard theo đặc thù từng doanh nghiệp. | Sẵn sàng mở rộng quy mô Kiến trúc microservices cùng Container & Kubernetes hỗ trợ mở rộng thành phần và tài nguyên theo nhu cầu sử dụng. |
Mở rộng sang nhiều lĩnh vực Có thể phát triển cho bán lẻ, viễn thông, hàng tiêu dùng, dược mỹ phẩm và thiết bị điện tử. | Định hướng tích hợp AI Tạo dư địa tăng cường phân tích, hỗ trợ ra quyết định và tự động hóa trong các giai đoạn tiếp theo. |
Case study tại Viettel Store cho thấy SMOS không chỉ là một công cụ thay Excel hay số hóa báo cáo. Giá trị lớn hơn nằm ở việc đưa dữ liệu, chỉ tiêu, báo cáo và cảnh báo về cùng một nền tảng để người quản lý nhìn thấy điều đang xảy ra và hành động sớm hơn.
Khi đội ngũ bớt thời gian “đi tìm số liệu” và làm các bước tổng hợp lặp lại, doanh nghiệp có thêm nguồn lực cho những việc tạo giá trị trực tiếp: bán hàng, chăm sóc khách hàng và nâng cao hiệu quả tại điểm bán.